Datenschutzerklärung für Bewerbungen
bei der Staatlichen Toto-Lotto GmbH Baden-Württemberg
Stand: 03.06.2025
Wir freuen uns, dass Sie sich bei uns bewerben möchten. Als staatliches Unternehmen ist der Staatlichen Toto-Lotto GmbH Baden-Württemberg (nachfolgend: „wir“ oder „uns“) der behutsame Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten besonders wichtig. Wir halten bei allen Vorgängen der Datenverarbeitung (Datenerfassung, -speicherung und -nutzung) die aktuellen datenschutzrechtlichen Vorschriften ein.
Diese Datenschutzerklärung gibt Ihnen Auskunft darüber, wie wir mit Informationen umgehen, die während des Bewerbungsverfahrens erhoben werden. Der Begriff der Verarbeitung umfasst dabei den kompletten Prozess von der Erfassung über die Speicherung, Bearbeitung und/oder Weitergabe bis zur Löschung der Daten (nachfolgend: „verarbeiten“). Als personenbezogene Daten gelten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen und dieser direkt oder indirekt zugeordnet werden können (etwa Name, Adresse, Kontaktdaten).
1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?
Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) ist:
Staatliche Toto-Lotto GmbH Baden-Württemberg
Personal
Nordbahnhofstraße 201
70191 Stuttgart
E-Mail-Adresse: personal@lotto-bw.de
2. Datenschutzbeauftragter
Zu allen mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung ihrer Rechte gemäß der DSGVO im Zusammenhang stehenden Fragen können Sie unseren Datenschutzbeauftragten zu Rate ziehen. Sie erreichen ihn unter:
Staatliche Toto-Lotto GmbH Baden-Württemberg
Datenschutzbeauftragter
Nordbahnhofstraße 201
70191 Stuttgart
E-Mail-Adresse: datenschutz@lotto-bw.de
3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir personenbezogene Daten?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung bei uns und soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses er-forderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG.
Demnach ist uns eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter anderem gestattet, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Gesetze, aus denen sich für uns Pflichten im Hinblick auf Daten von Bewerberinnen und Bewerbern ergeben können, sind beispielsweise § 99 BetrVG (Mitbestimmung des Betriebsrats) sowie §§ 164 Abs. 1 und 178 Abs. 2 SGB IX (Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderungen).
Weiter können wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist oder zur Prüfung gegen EU-Sanktionslisten. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) oder die Einhaltung von EU-Verordnungen.
Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir Ihre personenbezogenen Daten für das Beschäftigungsverhältnis weiterverarbeiten soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. Wir berufen uns dabei auf Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen, unabhängig davon, ob Sie Ihre Unterlagen schriftlich oder elektronisch einreichen. Wir verarbeiten allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung und/oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln (z.B. außercurriculare Leistungen, Kopien von Zeugnissen und Zertifikaten) und ggf. einer Bewerbung beigefügte Fotos. Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social Media Netzwerken.
5. Aus welchen Quellen stammen personenbezogene Daten, wenn wir sie nicht bei Ihnen erheben?
Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, liefern Sie uns personenbezogene Daten über sich. Neben internen Quellen wie zum Beispiel unsere Social-Media-Kanäle nutzen wir auch externe öffentlich zugängliche Quellen im Internet, so zum Beispiel ein aktives Profil bei Online-Jobbörsen bzw. beruflichen Netzwerken. Wenn Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein inaktives oder nur teilweise aktives Profil offenlegen, dann auch dieses.
6. Welche Kategorien von Empfängern gibt es?
Wir geben nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weiter. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte mit Sitz außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt grundsätzlich nicht. Informationen über Sie dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, soweit entsprechende gesetzliche oder behördliche Verpflichtungen vorliegen, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind. Dies betrifft insbesondere folgende Datenempfänger:
6.1 Interne Stellen
Die Informationen, die Sie uns mitteilen, werden vertraulich behandelt und nur innerhalb der Staatlichen Toto-Lotto GmbH Baden-Württemberg an diejenigen Personen weitergegeben, die mit einem konkreten Bewerbungsverfahren befasst sind (insbesondere die Abteilungen Personal und Recht). Alle mit der Datenverarbeitung vertrauten Mitarbeiter sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren.
Ihre Bewerbungsunterlagen werden aus gesetzlichen Gründen dem Betriebsrat sowie ggf. der Schwerbehindertenvertretung zugänglich gemacht.
6.2 Auftragsverarbeiter
Wir greifen auf die Dienstleistungen sog. Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) zurück. Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen bestehen mit den so beauftragten Dienstleistern Vereinbarungen über die Auftragsverarbeitung, die sicherstellen, dass die weitergegebenen und/oder von diesen für uns erhobenen Daten von unseren Beauftragten lediglich zur Erfüllung uns obliegender vertraglicher und/oder gesetzlicher Zwecke und/oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen verarbeitet werden. Rechtsgrundlage dieser Dritten für die Datenverarbeitung ist die Verarbeitung im Auftrag von uns im Rahmen des geschilderten Zweckes und gemäß den datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Für die Durchführung Ihrer Bewerbung verwenden wir das integrierte Bewerbungsportal „d.vinci“ der Firma d.vinci HR-Systems GmbH, Nagelsweg 37-39, 20097 Hamburg. Ihre Bewerbung und die in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich in einer von d.vinci HR-Systems GmbH betriebenen Datenbank gespeichert.
6.3 Externe Stellen (im Übrigen)
Außerhalb eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses im vorstehenden Sinne erfolgt eine Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte nur, sofern und soweit hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht, Sie eine Einwilligung erteilt haben und/oder gemäß den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen ein gesetzlicher Legitimationsgrund besteht.
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten? (Art. 17 DSGVO)
Ihre personenbezogenen Daten werden unter Beachtung der nachfolgenden Maßgaben gespeichert bzw. gelöscht sowie etwaige personenbezogene Daten in Papierform datenschutzkonform vernichtet:
- Haben Sie sich ausschließlich auf eine bestimmte Stellenausschreibung beworben, werden Ihre Bewerbungsdaten bis zur endgültigen Entscheidung über die Besetzung dieser Stelle für längstens sechs Monate ab Mitteilung dieser Entscheidung an Sie gespeichert.
- Nach Ablauf der vorgenannten Zeiträume werden die von Ihnen angegebenen Daten anonymisiert und die von Ihnen übersandten Dokumente gelöscht; wir verarbeiten nach diesem Zeitpunkt nur noch nicht personenbezogene Daten für Zwecke der statistischen Auswertung.
- Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen, die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben.
- Etwas anderes gilt weiterhin nur, wenn auf Grundlage Ihrer Bewerbung ein Beschäftigungsverhältnis begründet wird oder eine gesetzliche Vorschrift ausnahmsweise eine weitere Speicherung Ihrer Daten gestattet; in diesem Fall werden auch Ihre Bewerbungsdaten für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet bzw. nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften für längere Fristen gespeichert und, sofern eine gesetzliche Vorschrift dies gestattet, verarbeitet und genutzt.
8. Geben wir Ihre Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation weiter?
Eine Datenübermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein sog. Drittland (Staat der weder Mitglied der Europäischen Union noch des Europäischen Wirtschaftsraums ist) und/oder an internationale Organisationen erfolgt nicht, es sein denn, dies ist im Einzelfall für die Vertragsabwicklung mit Ihnen erforderlich und/oder Sie haben uns Ihre Einwilligung hierzu erteilt.
9. Welche Datenschutzrechte haben Sie?
Ihnen stehen folgende Rechte nach Maßgabe von Art. 12 ff. DSGVO zu:
- Das Recht auf Auskunft, d.h. Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten und eine Kopie der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
- Das Recht auf Berichtigung und Löschung, d.h. Sie können jederzeit die Berichtigung falscher Daten und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – die Vervollständigung oder Löschung Ihrer Daten verlangen. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung von Daten entgegenstehen, wird deren Verarbeitung eingeschränkt (Art. 16 und 17 DSGVO).
- Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, d.h. Sie können von uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken (Art. 18 DSGVO).
- Das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, d.h. Sie können eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen geltendes Recht verstößt (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG). Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist oder an die für die „Staatliche Toto-Lotto GmbH Baden-Württemberg“ zuständige Datenschutzbehörde. Dies ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, Tel.: 0711 615541-0, E-Mail-Adresse: poststelle@lfdi.bwl.de.
- Das Recht auf Datenübertragbarkeit, d.h. das Recht, die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie durch uns an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln (Art. 20 DSGVO).
- Das Recht auf Widerruf der Einwilligung, d.h. sofern Sie eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt. Für die Ausübung des Widerrufs gelten die Ausführungen zum Widerspruchsrecht unter Ziff. 9 dieser Datenschutzerklärung unten entsprechend.
Machen Sie vom Recht auf Widerruf Gebrauch, können wir Ihre Daten nicht mehr im Bewerbungsverfahren berücksichtigen. Dies führt dann zur Beendigung des Bewerbungsverfahrens für Sie, soweit es nicht schon ohnehin beendet wurde.
Ein Widerspruch oder ein Widerruf kann formfrei erfolgen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen anfallen. Richten Sie Ihren Widerspruch möglichst an:
Staatliche Toto-Lotto GmbH Baden-Württemberg
Nordbahnhofstraße 201
70191 Stuttgart
E-Mail-Adresse: datenschutz@lotto-bw.de
Zur Ausübung Ihrer vorgenannten Rechte müssen bestimmte rechtliche Voraussetzungen erfüllt sein und in bestimmten Fällen können Ihre Rechte aufgrund rechtlicher Ausnahmen, insbesondere der in Art. 17 Abs. 3 und Art. 22 Abs. 2 DSGVO oder in nationalen Gesetzen enthaltenen Ausnahmen (etwa §§ 34 und 35 BDSG), eingeschränkt sein. Für das bessere Verständnis und die leichtere Lesbarkeit wurden die Betroffenenrechte von uns an dieser Stelle in Teilen zusammengefasst, ohne sämtliche Voraussetzungen und/oder Ausnahmen im Detail zu benennen.
10. Sind Sie verpflichtet uns Ihre Daten bereitzustellen?
Wir benötigen bestimmte personenbezogene Daten von Ihnen, insbesondere für die Eröffnung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und bereits für das Bewerbungsverfahren. Ohne diese Daten können wir kein Bewerbungsverfahren durchführen und keine Verträge mit Ihnen abschließen oder bestehende Verträge nicht mehr durchführen.
11. Nutzen wir automatisierte Entscheidungsfindungen im Einzelfall oder erfolgt ein Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO?
Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall oder Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.
12. Cookies und Trackingtools bei der Verwendung des Bewerbungsportals
Unser Bewerbungsportal setzt Cookies ein und speichert diese auf Ihrem Computer. Die Cookies dienen dazu, Ihnen das Navigieren und Arbeiten in unserem Bewerbungsportal zu erleichtern. Hierbei werden ausschließlich temporäre Cookies (Session-Cookies) gesetzt, die nach dem Schließen des Browsers automatisiert gelöscht werden.
Die Verwendung der Session-Cookies erfolgt im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO) und zur Vertragsabwicklung/Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO).
13. Sonstige Hinweise
Prüfung alternativer Einsatzmöglichkeiten
Nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung werden wir Ihre Bewerbung auf weitere Einsatzmöglichkeiten in unserem Unternehmen prüfen und Ihr Profil dafür gegebenenfalls auch an andere Fachbereiche in unserem Unternehmen weiterleiten. Sie können Ihre Einwilligung hierzu jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z.B. telefonisch, schriftlich an oben genannte Anschrift oder per E-Mail an personal@lotto-bw.de.
Speicherung für zukünftige Stellenausschreibungen
Bewerbungen, bei der Sie in eine Speicherung für ggf. später zu besetzende Stellen eingewilligt haben, werden nach Ablauf eines Jahres nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, für das sie ursprünglich eingereicht wurden, gelöscht. Kontaktieren wir Sie innerhalb dieser Frist wegen einer neuen Stelle, beginnt diese Frist jedes Mal neu. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an personal@lotto-bw.de oder an unsere Postadresse.
Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auf unserer Homepage www.lotto-bw.de/datenschutz in der jeweils gültigen Fassung.
